- ChatGPTでうまいことメールを作成できるプロンプトないかな？
- コピペで簡単にできるプロンプトないかな？
そんなあなたのために、コピペでできるプロンプト（入力文）を作成しました！
プロンプトとは、ChatGPTに入力する指示や質問のこと
以下必要な部分をタップで開いてください。
テンプレートとなっているので、入力文だけ記入すると利用可能。
#命令書:
あなたは、プロのビジネスマナー講師です。
以下の制約条件と入力文をもとに、 最高のビジネスメールを出力してください。
#制約条件:
・このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は、質問をしてください。
・ビジネスメールとして正しい文法や、表現を使い冗長にならないように注意してください。
・日本語で出力してください。
・嘘の情報を付けたさないでください。
・コピペできる形で出力してください。
・ビジネスメールに適切な改行を含めて、見やすいようにしてください。
・ただ結論のみを出力してください。余計な解説等は必要ありません。
#入力文:
目的:
受信者の立場:
伝えたい内容:
その他具体的な詳細等:
#命令書:
あなたは、プロのビジネスマナー講師です。
以下の制約条件と相手からのメール文章と自分のメールで伝えたいことをもとに、 最高のビジネスメールを出力してください。
#制約条件:
・このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は、質問をしてください。
・ビジネスメールとして正しい文法や、表現を使い冗長にならないように注意してください。
・日本語で出力してください。
・コピペできる形で出力してください。
・ビジネスメールに適切な改行を含めて、見やすいようにしてください。
・ただ結論のみを出力してください。余計な解説等は必要ありません。
・嘘の情報を付けたさないでください。
・｛#相手からのメール文章｝に対する返信を、｛#自分のメールで伝えたいこと｝に基づいて作成してください。
#相手からのメール文章:（以下相手からのメールを入力）
#自分のメールで伝えたいこと:（以下伝えたいことを入力）
#命令書:
あなたは、プロのビジネスマナー講師です。
以下の制約条件と入力文を添削して、最高のビジネスメールを出力してください。
#制約条件:
・ビジネス文書として適切な表現に修正してください。
・文章の意味を変えないように校正・校閲を行ってください。
・専門用語や固有名詞はそのままにしてください。
・嘘の情報を付けたさないでください。
・読みやすい日本語の文章を心がけてください。
・正しく敬語を利用してください。
・コピペできる形で出力してください。
・修正箇所を簡潔に示してください。
・””このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は、質問をしてください。””
#入力文:（以下あなたの作成メールを入力）
ちなみにChatGPTを活用したメール作成ツールである、3秒敬語もかなり便利なのでぜひ利用してみてください。
この記事は、ChatGPTを活用してめんどくさいメール処理を爆速にする方法や、メール作成の注意点等を紹介します。
もしメール作成以外の活用法についても知りたいという方は、無料ChatGPT活用セミナーにご参加ください。
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ChatGPTでメール作業を爆速にする方法と具体的なプロンプト６選
多い人だと1日の3分の１くらい費やすメール作業。少しでも楽にしたいですよね？
そこで今回はメール作業が、3分の1で終わる、使用例と具体的なプロンプトを作成します。
今回紹介する使用例は以下の6つ。それぞれ詳しく解説していきます。
- ChatGPTを活用してメールを0から作成する
- ChatGPTを活用してメールに返信する
- ChatGPTを活用してメールの校正・添削をする
- ChatGPTを活用してメールを要約する方法
- ChatGPTを活用してセールスメールを作成する
- ChatGPTを活用して英文メールを作成する
方法①:ChatGPTを活用してメールを0から作成する
まずはChatGPTを活用したメールの作成です。ChatGPTは文章の作成がかなり得意。
そもそもChatGPTは、文章を作成するツールだからです。
新入社員でも、ある程度の質が担保されたメールを作成することが出来ます。
具体的なメール作成プロンプトについては、以下の通り。
目的と受信者の立場や伝えたい内容を入れると10秒でメールを作成してくれます。
#命令書:
あなたは、プロのビジネスマナー講師です。
以下の制約条件と入力文をもとに、 最高のビジネスメールを出力してください。
#制約条件:
・このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は、質問をしてください。
・ビジネスメールとして正しい文法や、表現を使い冗長にならないように注意してください。
・日本語で出力してください。
・嘘の情報を付けたさないでください。
・コピペできる形で出力してください。
・ビジネスメールに適切な改行を含めて、見やすいようにしてください。
・ただ結論のみを出力してください。余計な解説等は必要ありません。
#入力文:
目的:
受信者の立場:
伝えたい内容:
その他具体的な詳細等:
方法②:ChatGPTを活用してメールに返信する
メールを返信することにも、ChatGPTは利用可能。
相手のメールの内容を理解したうえで、ChatGPTが伝えたいメッセージを返信してくれます。
クライアントワークなど、特に素早い返信を求められるような業種にオススメ。
以下が具体的なプロンプトの例です。
相手からのメールをコピペして、自分が伝えたいことを書くと、返信メール文章を考えてくれます。
#命令書:
あなたは、プロのビジネスマナー講師です。
以下の制約条件と相手からのメール文章と自分のメールで伝えたいことをもとに、 最高のビジネスメールを出力してください。
#制約条件:
・このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は、質問をしてください。
・ビジネスメールとして正しい文法や、表現を使い冗長にならないように注意してください。
・日本語で出力してください。
・コピペできる形で出力してください。
・ビジネスメールに適切な改行を含めて、見やすいようにしてください。
・ただ結論のみを出力してください。余計な解説等は必要ありません。
・嘘の情報を付けたさないでください。
・｛#相手からのメール文章｝に対する返信を、｛#自分のメールで伝えたいこと｝に基づいて作成してください。
#相手からのメール文章:（以下相手からのメールを入力）
#自分のメールで伝えたいこと:（以下伝えたいことを入力）
方法③:ChatGPTを活用してメールの校正・添削をする
あなたが作成したメールの最終チェックも、ChatGPTに任せることが出来ます。
いい加減な文章や誤字脱字は、受け取り側からすると適当に扱われたと感じますよね。
日本語におかしい点がないか？誤字脱字はないか？最終チェックをChatGPTに行ってもらいましょう。
校正や添削はChatGPTの得意領域の1つ。具体的なプロンプトは以下の通りです。
#命令書:
あなたは、プロのビジネスマナー講師です。
以下の制約条件と入力文を添削して、最高のビジネスメールを出力してください。
#制約条件:
・ビジネス文書として適切な表現に修正してください。
・文章の意味を変えないように校正・校閲を行ってください。
・専門用語や固有名詞はそのままにしてください。
・嘘の情報を付けたさないでください。
・読みやすい日本語の文章を心がけてください。
・正しく敬語を利用してください。
・コピペできる形で出力してください。
・修正箇所を簡潔に示してください。
・””このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は、質問をしてください。””
#入力文:（以下あなたの作成メールを入力）
方法④:ChatGPTを活用してメールを要約する方法
長いメールを要約してもらうことも、ChatGPTにお願いすることが出来ます。
無駄にメールだけ長くて、結局何が言いたいのか理解に苦しむことってありますよね？
初めの挨拶が長い。結局何をしてほしいのかわからない。そんなことに時間をかけてはいけません。
要約についてもChatGPTの得意領域の1つ。具体的なプロンプトは以下の通りです。
#命令書:
あなたは、プロのビジネスマンです。
以下の制約条件と入力文を要約して、最高にわかりやすくまとめた文章を出力してください。
#制約条件:
・重要な情報は欠落させないでください。
・ビジネスで必要な情報のみに要約してください。
・嘘の情報を付けたさないでください。
・出力は構造的に見やすい形で太字等を使って記載してください。
・もし相手の依頼に期限があれば、その記載もお願いします。
#入力文:
方法➄:ChatGPTを活用して新規開拓セールスメールを作成する
ChatGPTを活用して、セールスメールを作成することも可能です。
特に相手に合わせた新規開拓メールを量産することが得意。
とにかくコピペで数を打っていませんか？それだと相手には響きません。
かといって、相手に合わせたセールスメールを作成していたら時間がいくらあっても足りませんよね。
だからこそ10秒で作成できる、ChatGPTが強いんです。
具体的なセールスメール作成プロンプトは以下の通り。
#命令書:
あなたは、プロのセールスマンです。
以下の制約条件と入力文ををもとして、商品がどんどん売れる新規開拓メールを出力してください。
#制約条件:
・相手が買いたいと思えるようなメール文章にしてください。
・ビジネスメールにふさわしい文章で作成してください。
#入力文:
伝えたいポイント:
相手の課題:
自社が提供できるベネフィット:
相手にとってほしいネクストアクション:
方法⑥:ChatGPTを活用して英文メールを作成する
ChatGPTは英文メールも即座に作成可能！日本語で伝えたい内容を入力すると、10秒で英文メールが作成できます。
Google翻訳を使って、文法的に正しいのかよくわからない文章をコピペして繋げていませんでしたか？
ChatGPTだと細かいニュアンスまでとらえた英文メールが作成可能です。翻訳作業はChatGPTの得意作業の1つ。
具体的なプロンプトは以下の通りです。
#命令文
あなたは優秀な翻訳者です。
以下の制約条件と入力文をもとに、 最高の英文ビジネスメールを出力してください。
#制約条件
・{#入力文}の意図に沿った英文メールを出力してください。
・嘘の情報を付けたさないでください。
・コピペできる形で出力してください。
・ビジネスメールに適切な改行を含めて、見やすいようにしてください。
・メール文章は英語で、それ以外は日本語で出力してください。
・英文メールと同時に、その英文メールを翻訳した日本語文章も同時に出力してください。
・このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は、質問をしてください。
#入力文
目的:
受信者の立場:
伝えたい内容:
その他具体的な詳細等:
メール文章の作成以外にも、ChatGPTは様々な場面で役に立てることが出来ます。
他にもChatGPTの活用法を知りたい！という方は、株式会社エキスパートが運営するChatGPT活用セミナーがオススメ。
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ChatGPTでメール処理をするメリット
具体的な活用事例を述べましたが、ChatGPTでメール処理を行うメリットについても紹介します。
先にすべて挙げてしまうと以下の3つ。それぞれ詳しく解説していきます。
- 作業効率がかなり高まり残業時間を減らすことが出来る
- 正しいビジネスマナーに基づいたメールを作成できる
- 誤字・脱字が減り信頼性の高いメールを作成できる
メリット①:作業効率がかなり高まり残業時間を減らすことが出来る
まず最も大きなメリットは、作業効率が高まるという点です。
特に新入社員だと、自分でメールを作成して上司に添削してもらって、書き直してとメールに多大な労力を使っているでしょう。
クライアントとのやりとりが多い業種では、メールの作成・返信でほぼ1日が終わることもあるのではないでしょうか？
ただ、ChatGPTを使用するとメールの作成時間が3分の1に短縮可能。
今まで1日のうちにメールの作成・返信に30分かけていたのであれば、1日20分の残業時間短縮、1ヵ月では7時間の残業時間短縮に繋がります。
メリット②:正しいビジネスマナーに基づいたメールを作成できる
誰でも正しいビジネスマナーに基づいたメールを作成できる、という点も大きなメリット。
ChatGPTは要件さえ入れてしまえば、自動でビジネスマナーに基づいたメールが作成できます。
特に新入社員は恩恵を受けやすい。ベテランの方でも、メールの文章が分かりづらい人いますよね？
ChatGPTはスキルに関わらず、正しいビジネスマナーに基づいたメールを作成できるという点は大きなメリットです。
メリット③:誤字・脱字が減り信頼性の高いメールを作成できる
誤字脱字のチェックが簡単にできる、というのも大きなメリットです。
社内あてのメールだと多少の誤字脱字があってもいいでしょう。ただ、外部のクライアント宛てのメールだと話は別です。
誤字脱字が多い人を信頼できるでしょうか？信頼を失う前に、ChatGPTに校正作業を任せましょう。
ChatGPTは10秒あれば、あなたの誤字脱字を見つけることが出来ます。
ChatGPTをビジネスメールに活用する際の注意点
逆にChatGPTを使って、メールを作成や添削をする際の注意点についても紹介します。
具体的には以下の3つ。それぞれ詳しく解説していきます。
- 丁寧すぎる文章になりがちなので修正は必要
- 嘘の情報を混ぜてくることがあるので最終確認は必要
- 情報が流出リスクがあるので機密情報は入力しない
デメリット①:丁寧すぎる文章になりがちなので修正は必要
最も大きな注意点は、丁寧すぎる文章になりがちだということです。
ChatGPTは今までのメールのやりとりや、リアルでの関係性までは把握できていません。
だからこそ最大限に丁寧なビジネスメールが作成されます。
少し仲のいい上司に送るには堅すぎたり、社内メンバーへのメールとしては回りくどいこともあるでしょう。
そんな時は自分で、関係性に合ったメール文章に修正することが重要です。
デメリット②:嘘の情報を混ぜてくることがあるので最終確認は必要
ChatGPTは嘘の情報を混ぜてくることがあるという点は、注意が必要です。
あまりメール作成では頻度は多くないですが、例えば文章をつなぐために指定していない情報までメールに入れ込むことがあります。
ChatGPTで出力された文章を、そのままコピペしてはいけません。
必ず最終チェックを行ってから、メールを送信してください。
デメリット③:情報が流出リスクがあるので機密情報は入力しない
情報流出リスクがあるという点も、ChatGPTを利用する会社員は理解しておかなければならない点です。
ChatGPTはあなたが入力に利用した文章を学習して、他人の出力結果として出力する可能性があります。
そのため、機密情報や漏れてはならない情報は入力しないようにしましょう。
例えば添削や要約で、うっかり入力してしまう場面はかなり多い。機密情報の取り扱いには注意しましょう。
まとめ
- ChatGPTを活用してメールを0から作成する
- ChatGPTを活用してメールに返信する
- ChatGPTを活用してメールの校正・添削をする
- ChatGPTを活用してメールを要約する方法
- ChatGPTを活用してセールスメールを作成する
- ChatGPTを活用して英文メールを作成する
ChatGPTを使えば、あなたのメール処理にかかる時間は3分の1に減ることでしょう。
そのため業務効率化が進み、残業が減る、評価が上がるといいことづくめです。
ただ、ChatGPTが出来るのはメール処理だけではありません。議事録作成や企画の案だしなど様々な場面で利用できます。
さらに、ChatGPTの活用法を知りたい！という方は、株式会社エキスパートが運営するChatGPT活用セミナーがオススメ。
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